Кога таблиците в Excel спират да стигат

1. Един и същи номер се пише на три места и поне на едното е грешен.
2. Никой не знае коя е последната версия на файла.
3. За да отговорите „имаме ли го на склад“, някой трябва да отиде и да погледне.
4. Когато ключовият човек е в отпуск, работата се забавя.
5. Грешка в експедицията се открива, когато клиентът се обади.
6. Справката за месеца отнема два дни.
7. Заявките идват по Viber, имейл и телефон и някои се губят.

Ако познавате три от тях, таблиците вече ви струват повече от една система.

Таблицата е безплатна. Времето около нея не е.

Към това добавете грешките: грешно количество в пратка, пропусната заявка, стока, която я има, но никой не я намира. Една такава грешка често струва повече от месец работа на система.

Зад съкращението стои проста идея: едно място, където всеки вижда едно и също. Заявката, складът, производството и фактурата са свързани, така че номерът се пише веднъж.

Не е нужно да е огромна система. За малка фирма това често са четири екрана:

1. Заявки. Всичко, което клиентите са поръчали, от който и канал да е дошло.
2. Склад. Какво има, къде е и от коя партида, в момента, а не от вчера.
3. Производство или експедиция. Какво трябва да стане днес и кой го прави.
4. Справки. Месецът с едно натискане, а не за два дни.

Готовата система е добра, когато работите като повечето фирми във вашия бранш. Плащате лиценз на потребител и се нагаждате към нея.

По мярка има смисъл, когато работата ви има особеност: партиди, които се смесват, рязане по спецификация, няколко бази, собствени документи. Тогава готовата система иска скъпи доработки, а системата по мярка просто прави това от първия ден.

1. Къде се губи най-много време всяка седмица?
2. Кое число се пише на повече от едно място?
3. Кой трябва да вижда какво и кой какво може да променя?
4. Какви документи печатате или пращате на клиенти?
5. С каква програма работи счетоводството?
6. Какво ще стане, ако утре поръчките станат двойно повече?

От отговорите става ясно коя част да се направи първа. Почти винаги е тази, която боли най-много.

1. Избира се един проблем, който струва най-много: обикновено складът или заявките.
2. Прави се само тази част и се пуска редом с таблиците за седмица-две.
3. Когато хората ѝ повярват, таблицата за тази част се затваря.
4. След това идва следващата част.

Така съм правил системи за производител на розово масло, за производство на арматура и за търговия с метали. Нито една не е пусната „наведнъж“.

• Данните да са ваши и да могат да се свалят в Excel по всяко време
• Да работи от телефон и таблет, не само от компютъра в офиса
• Всеки да вижда само своето
• Резервни копия всеки ден
• Човек, на когото да се обадите, когато нещо не е наред